ÇAMLIK ÇORBACISI 1994'ten beri Çorbacı Süleyman |
ÇAMLIK ÇORBACISI GIDA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI |
Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), Çamlık Çorbacısı Gıda Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi tarafından (“Çamlık Çorbacısı”, “Şirket”) gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.
Şirket tarafından; Şirket çalışanları, çalışan adayları, tedarikçiler, müşteriler, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesine ve işleme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’e uygun olarak silinmesine, yok edilmesine veya anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemek amacıyla işbu politika hazırlanmıştır.
Şirket, kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemleri sayılan ilkeler doğrultusunda hazırlanmış olan Politikaya uygun olarak gerçekleştirmektedir.
Şirket çalışanları, tedarikçiler, müşteriler, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup Şirketin uhdesinde bulunan ya da Şirketçe yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanacaktır.
Alıcı Grubu:Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisini,
Açık rıza:Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,
Anonim hâle getirme:Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini,
Elektronik Ortam:Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamları,
Elektronik Olmayan Ortam:Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamları,
İlgili kişi:Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
İmha:Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini,
Kanun :6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununu,
Kayıt Ortamı:Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamını,
Bulut Ortamı:Şirket bünyesinde yer almamakla birlikte, Şirket’in kullanımında olan, kriptografik yöntemlerle şifrelenmiş internet tabanlı sistemlerin kullanıldığı ortamlardır.
Kişisel veri:Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
Kişisel Veri İşleme Envanteri:Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanterini,
Kişisel Verilerin İşlenmesi:Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
Özel Nitelikli Kişisel Veri:Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri,
Periyodik İmha:Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini,
Veri işleyen:Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,
Veri kayıt sistemi:Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,
Veri sorumlusu:Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi, ifade eder.
Politika:Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası
Yönetmelik :28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.
Kişisel veriler elektronik ve elektronik olmayan ortamlarda kanuna uygun olarak saklanmaktadır.
ELEKTRONİK ORTAM | ELEKTRONİK OLMAYAN ORTAM |
. Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veritabanı, web, dosya paylaşım, SAP, vb.) · Yazılımlar (ofis yazılımları, portal, EBYS, VERBİS.) · Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb.) · Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü) · Mobil cihazlar (telefon) · Optik diskler (CD, DVD vb.) · Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.) · Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi, · Kamera kayıtları · Web Sayfası ve portalı . Bulut ortamı | · Kağıt · Manuel veri kayıt sistemleri (anket formları, disiplin karar defteri, yıllık izin defteri, muhasebe defteri, iş sağlığı defteri, gelen -giden evrak defteri vb.) ) · Yazılı, basılı, görsel ortamlar |
Şirket tarafından, Şirket çalışanları, tedarikçiler, müşteriler, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir. Kanunun 7. maddesi uyarınca işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktığı takdirde kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi gerekmektedir. Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda yer verilmektedir.
Kanunun 3. maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4. maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6. maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır.
Şirket, faaliyetleri çerçevesinde işleme amaçları doğrultusunda saklanması gereken kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.
Kurumda, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;
çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır. Mevzuatta herhangi bir süre öngörülmemiş ise; kişisel verilerin işlenmesini gerektiren amacın ortadan kalkması anına kadar saklanmaktadır.
Kişisel veriler;
durumlarında, Şirket tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilmektedir.
Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanunun 12. maddesiyle Kanunun 6. maddesi dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından 31.01.2018 tarihli ve 2018/10 sayılı Kurul Kararı ile belirlenmiş yeterli önlemler kapsamında Şirket tarafından teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.
Çamlık Çorbacısı Kanuna ve sair mevzuatı ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak sakladığı kişisel verileri, verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde ilgili kişinin talebi doğrultusunda ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen süreler içinde re’sen siler, yok eder veya anonim hale getirir. Bu işlem iş bu Politika ekinde sunulan tutanaklara işlenir ve görevlilerce imza altına alınır.
Çamlık Çorbacısı tarafından en çok kullanılan silme, yok etme ve anonim hale getirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:
ELEKTRONİK OLMAYAN ORTAMDA TUTULAN VERİLER İÇİN SİLME | |
Karartma | Elektronik olmayan ortamda bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak silinir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerinde kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılır. |
ELEKTRONİK ORTAMDA TUTULAN VERİLER İÇİN SİLME | |
Yazılımdan Güvenli Silme | Bulut ortamda ya da yerel dijital ortamlarda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz. |
ELEKTRONİK OLMAYAN ORTAMDA TUTULAN VERİLER İÇİN SİLME | |
Fiziksel Yok Etme | Matbu ortamda tutulan belgeler evrak imha makineleri ile tekrar bir araya getirilemeyecek şekilde yok edilir veya uygun bir mekanda yakılarak yok edilir. |
ELEKTRONİK ORTAMDA TUTULAN VERİLER İÇİN SİLME | |
Fiziksel Yok Etme | Kişisel veri barındıran optik ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek ya da bir metal öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır. |
Yazılımdan Güvenli Silme | Bulut ortamda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir ve bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde kişisel verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyaları yok edilir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz. |
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.
Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.
Şirketin tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.
BİRİM | GÖREV |
Şirket Müdürü | Çalışan iş bu Politika’ya uygun hareket etmesinden sorumludur. |
İnsan Kaynakları Departmanı | Kendi ve aşağıda sayılan diğer birimler |
Sorumlusu | haricinde diğer tüm birimlere ilişkin tutulan kişisel verilerin, saklanmasını gerektiren süre sona ermesinden itibaren ilk periyodik imha süresinde açıklanan silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemleriyle kişisel verilerin ulaşılmasını engellemek. |
Muhasebe Departmanı Sorumlusu | Çamlık Çorbacısı Gıda Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi Kişisel Veri Korunması ve İşlenmesi Politikası gereğince işlenen kişisel verileri saklanmasını gerektiren süre sona ermesinden itibaren ilk periyodik imha süresinde açıklanan silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemleriyle kişisel verilerin ulaşılmasını engellemek. |
Kurum tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;
*Söz konusu saklama süreleri üzerinde ihtiyaç halinde güncelleme yapılabilir.
Kişisel Veri Kaynağı | Süre | Yasal Dayanak |
Muhasebe ve Finansal İşlemlere İlişkin tüm Kayıtlar | 10 Yıl | 6102 Sayılı Kanun, 213 Sayılı Kanun |
Ticari Elektronik Mail Onay Kayıtları | Onayın geri alındığı tarihten itibaren 1 Yıl | 6563 Sayılı Kanun ve İlgili Mevzuat |
Müşterilere İlişkin Kişisel Veriler | 6563 Sayılı Kanun ve ilgili mevzuat çerçevesinde ise 3 yıl , Hukuki ilişki son erdikten sonra 10 Yıl. | 6563 Sayılı Kanun, 6102 Sayılı Kanun, 6098 Sayılı Kanun, 213 Sayılı Kanun, 6502 Sayılı Kanun |
Tedarikçilere İlişkin Kişisel Veriler | Hukuki ilişki sona erdikten sonra 10 Yıl | 6102 Sayılı Kanun, 6098 Sayılı Kanun ve 213 Sayılı Kanun |
Kişisel Verileri Koruma Kurulu İşlemleri | 10 Yıl | KVKK Tarafından Yayınlanan Kişisel Verileri Koruma Kurumu Kişisel Veri Saklama Ve İmha Politikası |
Sözleşmeler | Sözleşmenin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl | KVKK Tarafından Yayınlanan Kişisel Verileri Koruma Kurumu Kişisel Veri Saklama Ve İmha Politikası |
Kurum İletişim Faaliyetleri | Faaliyetin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl | KVKK Tarafından Yayınlanan Kişisel Verileri Koruma Kurumu Kişisel Veri Saklama Ve İmha Politikası |
İnsan Kaynakları Süreçleri | Faaliyetin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl | KVKK Tarafından Yayınlanan Kişisel Verileri Koruma Kurumu Kişisel Veri Saklama Ve İmha Politikası |
Kamera Kayıtları | 1 Ay | KVKK Tarafından Yayınlanan Kişisel Verileri Koruma Kurumu Kişisel Veri Saklama Ve İmha Politikası |
İş Kanunu Kapsamında Saklanan Veriler (Örn. Kıdem tazminatı, ihbar tazminatı, kötüniyet tazminatı, eşit davranma ilkesine aykırılık tazminatına konu olabilecek bilgiler, bordro kayıtları, yıllık izin gün sayısı vb.) | İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 5 Yıl | 4857 Sayılı İş Kanunu ve İlgili Mevzuat |
İş Kanunu Kapsamında Saklanan Özlük Dosyasına İlişkin Veriler | İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl | 4857 Sayılı İş Kanunu ve İlgili Mevzuat / 6098 Sayılı Türk Borçlar Kanunu |
İş Kanunu Kapsamında Saklanan Verilerden | İş İlişkisinin sona | 6098 Sayılı Türk |
Sendikal Tazminata Konu Olabilecek Veriler (Örn: Performans kayıtları, disiplin cezaları, fesih evrakları vb.) | ermesinden itibaren 10 Yıl | Borçlar Kanunu |
İş Sağlığı ve Güvenliği Mevzuatı Kapsamında Toplanan Veriler (Örn: İşe giriş sağlık testleri, sağlık raporları, İSG Eğitimleri, İş Sağlığı ve Güvenliği faaliyetlerine ilişkin kayıtlar vb.) | İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 15 Yıl | 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği |
SGK Mevzuatı kapsamında tutulan veriler (Örn: İşe giriş bildirgeleri, pirim/hizmet belgeleri vb.) | İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl | 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ve İlgili Mevzuat |
İş Kanunu Uyarınca: Çalışan ile ilgili Mahkeme/icra bilgi taleplerinin cevaplanması | İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl | 4857 Sayılı İş Kanunu ve İlgili Mevzuat |
İş Başvurusu/Staj Başvurusu/ Başvuru Kabul Edilmediği Takdirde Aday Başvurularına İlişkin Veriler (Örn: CV, Özgeçmiş, Cover Letter, Başvuru Formu vb.) | 1 Yıl | Sektörel teamüller geçerli. |
Sendikal Faaliyetler Uyarınca İşlenen ve Sendika ile Paylaşılan Kişisel Veriler | 10 Yıl | 6356 Sayılı Sendikalar ve Toplu İş Sözleşmesi |
Çalışanlara Yönelik Kurumsal İletişim Faaliyetleri Uyarınca İşlenen Veriler (Örn: Katılımcı Listesi vb.) | İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl | Sektörel Teamül |
Şirket Faaliyetleri Uyarınca, Saklanması Gereken Ticari Defterler, Ticari Defterlerde Yer Alan Kayıtlara Dayanarak Oluşturulan Belgeler, Finansal Tablolar vb. İşlenen Kişisel Veriler | 10 Yıl | 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu |
Genel Kurul İşlemleri Uyarınca İşlenen Veriler | 10 Yıl | 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu |
Şirketin Taraf Olduğu Sözleşmelerin Kurulması ve İçeriğine İlişkin Kişisel Veriler | 10 Yıl | 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu |
Sözleşmeden Kaynaklı İlişkilerde İşlenen Kişisel Veriler (Örn: Şirket Yetkilisi, Ad Soyad, imza sirküleri vb.) | Sözleşmenin Sona Ermesine Müteakip 10 Yıl | 6098 Sayılı Türk Borçlar Kanunu |
Vergisel Kayıtlara İlişkin Kişisel Veriler | 5 Yıl | 213 Sayılı Vergi Usul |
Fatura/Gider Pusulası/Makbuz gibi Vergi Usul Kanunu Uyarınca Tutulması gereken Belgelerle işlenen Kişisel Veriler | 5 Yıl | 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu |
CCTV Kameraları Uyarınca Güvenlik Amaçlı Olarak İşlenen Kişisel Veriler (Kamera Kayıtları) | 30 Gün | Sektörel Teamül |
6502 Sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun Gereğince Satış Sonrası Hizmet Verilmesinin Zorunlu Olması Sebebiyle İşlenen Kişisel Veriler (Örn: Ürün kurulum tarihi, müşteri iletişim bilgileri) | 15 Yıl | 6502 Sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun, 13.06.2014 Tarih ve 29029 Sayılı Resmi Gazetede Yayınlanan Satış Sonrası Hizmetler Yönetmeliği |
Müşteri Bilgilerinden, TTK 82. Maddesi Uyarınca ticari defter ve kayıtlara dayanak teşkil eden faturaların düzenlenmesine ilişkin kişisel veriler | 10 Yıl | 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu |
Müşteri İşlem Bilgileri (Müşterilerin Talep/Şikayet/önerilerine İlişkin Çağrı Kayıtları vb.) | 10 Yıl | 6098 Sayılı Türk Borçlar Kanunu |
Yönetmeliğin 11. maddesi gereğince Çamlık Çorbacısı periyodik imha süresini 6 ayda bir olarak belirlemiştir. Buna göre, Çamlık Çorbacısı her yıl Nisan ve Ekim aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.